Kardex de inventario con promedio ponderado y PEPS

Cómo llenar la plantilla, paso a paso

1. Descarga la plantilla con el botón de arriba o el de aquí abajo. Trae tres hojas: «Movimientos», «Costos adicionales» e «Instrucciones». Cada encabezado tiene un comentario que explica qué va en esa columna.
2. Empieza por el saldo inicial. Una fila por producto con el tipo «Saldo inicial», la cantidad que tienes y su costo unitario sin IVA. Si empiezas un negocio desde cero, sáltate este paso.
3. Registra cada movimiento en una fila, en el orden en que ocurrió: compras, ventas, devoluciones, bajas, transferencias. Puedes copiar y pegar desde tu sistema o desde tus facturas; solo respeta los encabezados.
4. Pon el costo solo en las entradas (saldo inicial, compras y, si quieres, sobrantes). En ventas, devoluciones y bajas déjalo vacío: el costo lo calcula la herramienta según el método.
5. En las devoluciones, escribe el documento de origen: el número de la compra o de la venta que se devuelve. Así sale o regresa a su mismo costo.
6. Si una compra tuvo flete, seguro o aranceles, anótalos en la hoja «Costos adicionales» con el mismo número de documento de la compra. Se reparten entre sus productos.
7. Al cierre, registra la toma física con el tipo «Conteo físico» y la cantidad contada. El sobrante o faltante se calcula solo.
8. Guarda el archivo y súbelo aquí. Elige promedio ponderado o PEPS, revisa los avisos y descarga el Excel.

Qué va en cada columna

Así se ve una plantilla bien llenada

Un mes de un producto con los movimientos más comunes. Fíjate en que las cantidades van siempre en positivo y que el costo solo aparece en el saldo inicial y en la compra.

Si no estás seguro de algo, descarga la plantilla de ejemplo, súbela y compara su kardex con lo que esperabas.

Movimientos que acepta

Promedio ponderado o PEPS

Con el promedio ponderado, cada compra se suma al saldo y se calcula un nuevo costo promedio: valor del saldo dividido para las unidades. Las salidas salen a ese promedio. Es el método más usado en negocios pequeños porque es simple y suaviza los cambios de precio.

Con PEPS (primeras en entrar, primeras en salir), el inventario se lleva por capas: cada compra es una capa con su propio costo, y las salidas consumen primero las capas más antiguas. El saldo queda valorado a los costos más recientes.

La NIC 2 permite los dos métodos y no acepta UEPS (últimas en entrar, primeras en salir). Elige uno y úsalo siempre: cambiarlo de un mes a otro hace que los costos no sean comparables. En la guía con ejemplo verás el mismo caso resuelto con ambos.

Qué incluye el Excel

• Resumen: por producto (y por bodega), saldo inicial, compras netas, costo de ventas, otras entradas y salidas, saldo final y margen si registraste precios.
• Por mes: compras, costo de ventas neto e inventario al cierre de cada mes; el costo de ventas neto es el valor del asiento mensual.
• Una hoja por producto: el kardex con entradas, salidas y saldo, y en PEPS las capas que forman el saldo.
• Avisos: filas que no se pudieron usar y movimientos que conviene revisar, como saldos negativos.

Cuidados al llenar la plantilla

• Escribe las cantidades siempre en positivo: el tipo de movimiento indica si entra o sale.
• Usa una sola unidad por producto. Si compras por cajas y vendes por unidades, registra todo en unidades.
• Si una venta deja el saldo en negativo, la herramienta lo marca: suele ser una compra que falta o una fecha equivocada.

Ventas sin existencias: cómo se protege el costo

En un kardex manual, vender más de lo que hay suele dañar el costo: el saldo queda en negativo con un valor negativo, y cuando llega la compra ese valor se mezcla con el de la compra. El resultado es un costo promedio inflado o desinflado que arrastras durante meses.

Aquí no pasa eso. La venta sin existencias sale al último costo conocido y queda marcada en los avisos. Cuando llega la siguiente entrada, las unidades que faltaban se valoran a su costo real, y la diferencia con el costo provisional se registra en una fila «Ajuste de costo por venta sin existencias» que va al costo de ventas. Así, lo que queda en bodega conserva el costo real de la compra.

Ejemplo: tenías 40 unidades a 2,25 y vendiste 50. Las 10 que faltaban salieron provisionalmente a 2,25 (22,50). Luego compras 20 a 2,50. Las 10 que cubren el faltante valen en realidad 25,00, así que se ajustan 2,50 al costo de ventas, y el saldo queda en 10 unidades a 2,50 (25,00). Sin este ajuste, el saldo quedaría a 2,75 por unidad, un costo que nunca pagaste.

Aun así, un saldo negativo casi siempre es un error de registro: revisa si falta una compra o si una fecha está cambiada, y corrígelo en la plantilla.

Preguntas frecuentes